Todo lo que un cambio de turno tiene que hacer bien
El horario, las reglas que tiene que cumplir, quién puede cambiarlo y las horas que trabaja cada quien.
Reglas de cobertura
Dile a EveShift qué necesita cada turno, y revisa cada cambio contra eso.
- En el piso: al menos un gerente de turno y un encargado de llaves. Una persona puede cubrir las dos cosas.
- Puestos: dos baristas y un cajero son tres personas distintas. Alguien entrenado para ambos cuenta una sola vez.
- Certificaciones: tarjeta de manipulador de alimentos, RCP, licencia de enfermería. Cuentan hasta la fecha de vencimiento que registres, ni un día más.
- Todos en el turno necesitan: en un turno de cocina, nadie sin tarjeta de alimentos vigente puede tomar un lugar.
- Pon valores predeterminados por ubicación, cámbialos por turno y guárdalos en plantillas.
Bloqueado
- BloqueadoFinn Carter no puede tomar el cierre del vie de 2 a 9 p. m.: necesita tarjeta de manipulador de alimentos, y la de Finn Carter venció el 19 de oct.
- OKGerente de turno: 1 de 1 · Encargado de llaves: 1 de 1 · Barista: 1 de 1
Intercambiar, ofrecer, tomar, dejar
- Intercambia con un compañero: acepta, y pasa o va a un gerente.
- Ofrece un turno a una persona o a todo el equipo. Se lo queda la primera persona que cumpla las reglas.
- Toma un lugar libre, si tienes los requisitos y estás libre.
- Deja un turno cuando no puedes ir. Queda libre para otros, y un gerente se entera. Si nadie puede cubrirlo, no te quedas sin salida: envíalo a tu gerente de todos modos, o di que no puedes ir porque estás enfermo, y llega a sus aprobaciones.
- Cuando algo se bloquea, EveShift dice quién podría cubrir y qué intercambios pasarían, con las horas de cada persona esa semana.
- Las solicitudes que ya no son posibles (el turno cambió de persona, el turno empezó) se cierran solas.
Cambia el horario sin empezar de cero
- Edita un turno donde está: otro horario, otra ubicación, el rol de cada lugar. Las personas siguen en él.
- Otro horario para una persona: ¿Ben entra a las 8 y no a las 6? Un paso, y el resto del turno queda igual.
- Cambia quién lo trabaja: la lista se abre con todos ya revisados: quién está listo, quién puede con un aviso (horas extra, descanso, su disponibilidad) y quién no y por qué. Un toque, y la persona que lo tenía sale.
- Deshacer: cada cambio tiene un botón Deshacer, justo después y en el historial de cambios. Deshacer nunca pone a alguien en dos lugares ni en un tiempo libre aprobado, y todos en un turno publicado se enteran de lo que cambió.
- Varios turnos a la vez: elígelos y bórralos o quita a todos. Un solo deshacer los devuelve.
Reemplazar a Ben en Apertura
- ListoPriya Shah · Barista, encargada de llaves · 28 h esa semana
- AvisoIvy Chen trabajaría 46.5 h en la semana del lun 2 nov, más de 40 h.
- No puedeGia Romano ya está en Apertura el sáb 7 nov.
Ayuda desde la app
- Escríbenos desde Más → Ayuda y soporte, con una captura de pantalla si sirve. El teléfono la achica antes de enviarla.
- Con ella van la versión de la app y la pantalla de donde vienes, solo por su nombre. Nunca tu pago, tu horario ni datos de otras personas.
- Ve el estado y cada respuesta en la app, recibe un correo cuando respondemos, responde o ciérrala. En español o en inglés.
- Tu horario sigue siendo tuyo: solo vemos la semana de un equipo si la persona dueña o un administrador nos deja, por 1, 3 o 7 días, solo para leer. Cada vez que miramos aparece en el historial del equipo, y se puede apagar al instante. Nunca vemos pagos ni dónde marcó alguien su entrada.
Respondida
- Tú¿Puedo cambiar un turno del café por uno del quiosco?
- EveShiftSí: ofrece tu turno del café y toma un lugar libre del quiosco. Los dos pasan por las mismas reglas.
Vistas del horario
- La misma tarjeta de turno en todas partes: inicio y fin, cuánto dura, el nombre y el lugar del turno, y su estado con una palabra y un símbolo (cubierto, falta gente, borrador, sigue en el turno), nunca solo con color.
- Mis turnos: todos tus trabajos en un calendario. En la computadora la semana va sobre un eje de horas con la hora actual marcada; en el teléfono, una lista por día con puntos en los días que tienen turnos.
- Todo el equipo: por turno, o por persona con los lugares libres primero, las horas de cada persona frente a su límite y una línea de cobertura por día. Filtra por ubicación, rol o persona.
- Un mes de verdad: una cuadrícula de calendario con hoy marcado y el nombre del mes arriba; en el teléfono, un mes compacto con puntos y los turnos del día elegido debajo.
- Con registros: tus registros de entrada y salida sobre tus turnos, o los del equipo de quienes eligieron compartirlos. Compartir está apagado hasta que cada persona lo activa.
- Agrega desde cualquier día: toca un día o una hora vacía y el formulario se abre con esa fecha. Repite en días de la semana hasta una fecha, copia un turno a otros días o asigna a alguien de una vez; cada uno se revisa con las reglas. Los gerentes pueden arrastrar un turno a otro día o persona, y cada cambio se puede deshacer.
- Tu estilo: Neutro, Oscuro, Alto contraste o Cálido, siguiendo tu dispositivo hasta que elijas uno; filas compactas en la computadora, atajos de teclado y una semana que se imprime en una página.
- Quién está en turno ahora y las horas de la semana: tu equipo decide si lo ven todos, solo los gerentes, o si cada persona elige. Las horas de entrada y salida siguen viéndose solo de quienes las comparten.
Entrada y salida
Un botón grande en la pantalla Hoy. Cada ubicación pone el reloj en apagado, opcional u obligatorio.
- Funciona sin señal. Un registro hecho sin conexión se queda en el teléfono y se envía cuando vuelve la conexión.
- La ubicación se revisa solo en el momento en que registras, si la ubicación lo activa y tú aceptas. EveShift guarda "dentro" o "fuera" y una distancia redondeada. Nunca te sigue entre registros.
- Los descansos también se registran, con un recordatorio cuando puede tocarte una comida o un descanso según el estado.
- Cada corrección lleva un motivo. Quien cambia un registro dice por qué, y el empleado ve la hora original junto al cambio.
- ¿Olvidaste marcar entrada? Agrega las horas que trabajaste, inicio y fin, desde Hoy o Mis horas. Quedan marcadas como agregadas y tu gerente lo ve. También funciona donde el reloj está apagado.
- Una entrada sin salida no cuenta nada cuando el turno ya terminó, hasta que se agregue la salida. Queda señalada para corregirla, y un gerente tiene que confirmar antes de aprobar horas con ella.
- Las hojas de horas muestran a los gerentes las llegadas tarde, las faltas y los registros editados de cada período de pago. Los gerentes aprueban las horas trabajadas hasta hoy y las exportan en una hoja de cálculo para la nómina. Solo horas.
Tus horas y tu pago, solo para ti
Regístrate por tu cuenta, agrega cada trabajo (pega el enlace de su calendario o escribe los turnos) con su pago en el mismo trabajo: tarifa por hora o salario anual, y propinas. Pon su período de pago: semanal, cada dos semanas, dos veces al mes o mensual (el trabajo de un equipo sigue el del equipo). Únete a un equipo después si quieres; tus otros trabajos siguen siendo tuyos, y un trabajo viejo se puede archivar conservando su historial.
- Horas según tu horario y tus registros: normales, extra, descansos, faltas y tiempo de más.
- Un cheque estimado: por hora o salario, horas extra federales y de California, propinas, diferenciales de turno, deducciones de 401(k) y seguro médico, Seguro Social, Medicare, la retención federal según tu W-4, y el impuesto estatal donde se puede calcular.
- Lo que va del año según las horas que de verdad trabajaste (los turnos por venir no cuentan), una descarga en hoja de cálculo y una meta de ingresos mensual sumando todos tus trabajos.
- Privado. Tus ajustes de pago se guardan cifrados y son privados. Gerentes, dueños y compañeros no ven tu pago. Un equipo puede darle a un rol permiso para ver tarifas por hora; está apagado de forma predeterminada, cada consulta queda registrada y tú ves quién lo tiene.
Es un estimado para comparar con tu talón de pago, con el año fiscal y sus fuentes. No es asesoría fiscal.
Aprobaciones a tu manera
Para cada tipo de solicitud (intercambios, ofertas, turnos tomados, turnos dejados, tiempo libre) elige si una solicitud limpia pasa sola o espera a un gerente. Luego decide:
- si la otra persona acepta primero un intercambio;
- si un problema de cobertura se detiene o se manda a un gerente;
- si las horas extra necesitan un gerente;
- qué tan cerca del inicio un cambio siempre necesita un gerente.
Los líderes de turno pueden aprobar solicitudes que cumplen todas las reglas. Los gerentes también pueden aprobar una que bloquea una regla de cobertura, con una nota que queda en el historial.
Calendarios sincronizados, con privacidad
De entrada: cada persona puede pegar el enlace privado de su propio calendario: Google, Outlook, Apple o la app de horarios de otro trabajo. Los eventos que se repiten, las zonas horarias y los eventos de todo el día se leen como los muestra tu calendario. Cada quien elige qué ve el equipo:
- Solo ocupado (lo predeterminado): horas, sin nombres. Los nombres, lugares y notas se descartan antes de guardar nada.
- Ocupado con nombres: los gerentes también ven los nombres de los eventos.
- Solo yo: nadie más lo ve; tus propios intercambios igual te avisan de choques.
De salida: un enlace privado pone tus turnos (o, para gerentes, los de todo el equipo) en cualquier app de calendario. Un enlace personal reúne todos tus trabajos y todos tus equipos en un solo calendario. Crea un enlace nuevo y el anterior deja de funcionar.
Roles y permisos
Seis roles para empezar: dueño, administrador, gerente, líder de turno, personal y observador. Agrega los tuyos (un entrenador que registra certificaciones, un gerente regional que solo lee) y marca lo que puede hacer cada uno en una tabla de permisos.
- Nadie puede dar más poder del que tiene, ni cambiar a alguien de rango mayor.
- Nadie más puede bajar de rango ni quitar a la persona dueña.
- Los observadores ven el horario y nada más.
- De forma predeterminada nadie ve el pago, ni siquiera la persona dueña.
- Se decide al crear el equipo: justo después de crearlo, elige lo que puede hacer cada rol desde un punto de partida (los gerentes llevan el horario, la persona dueña mantiene el control, o los líderes ayudan a armar la semana) y ajusta cualquier rol. Cámbialo después en Equipo → Roles.
- Cubrir los roles por debajo: de forma predeterminada, gerentes y líderes de turno pueden trabajar en cualquier puesto, como barista o cajero, sin estar anotados en él. Nunca un lugar de llaves, de gerente de turno ni una certificación.
- Una lista para un equipo nuevo: invita a la gente, agrega habilidades y certificados, agrega o copia turnos, publica. Si tus turnos iniciales piden un certificado que nadie tiene todavía, lo dice.
- Plantillas, roles y tarifas en la app: agrega y edita plantillas de turno, quita un rol personalizado que nadie usa, y dale a la nómina una pantalla con las tarifas por hora que cada persona ingresó, con cada consulta registrada.
- Salir de un equipo es un paso: tus turnos futuros quedan libres, el equipo conserva las horas que trabajaste y tú guardas tu copia. Una invitación te trae de vuelta.
Inicio de sesión en dos pasos
- Apps de autenticación (Google Authenticator, Microsoft Authenticator, 1Password, Authy) con diez códigos de respaldo de un solo uso.
- Llaves de acceso: Face ID, Touch ID, Windows Hello o una llave de seguridad. Solo funcionan en el sitio de EveShift, así que una página falsa no puede robarlas.
- Obligatorio para quien puede cambiar horarios de otras personas; recomendado para todos.
- Varias contraseñas o códigos incorrectos bloquean la entrada por 15 minutos. Los cambios en tus formas de entrar te llegan por correo.
Tu cuenta
- ActivadoApp de autenticación · 10 códigos de respaldo
- ActivadoLlave de acceso: iPhone, agregada el 31 de oct
- NotaCambiar tu contraseña cierra la sesión en tus otros dispositivos.
Reglas laborales por ubicación
Las reglas dependen de dónde se trabaja. Escribe la dirección de una ubicación y EveShift encuentra su estado, condado y ciudad, pregunta los pocos datos de los que dependen algunas leyes locales (industria, tamaño del empleador, número de ubicaciones, franquicia) y activa las reglas que corresponden. Cada una dice por qué está activa y enlaza la página oficial.
- horas extra semanales federales y los límites de horas para jóvenes de 14 y 15 años;
- horas extra diarias, y comidas y descansos, en los estados que los tienen;
- mínimos de licencia pagada por enfermedad, junto a tu propia política;
- aviso previo y descanso entre turnos en ciudades con leyes de horarios.
Un administrador puede apagar una regla con un motivo, que queda en el historial. La edad y si alguien es por hora o asalariado son los únicos datos de una persona que se guardan para estas reglas, y solo los ven los gerentes.
Las reglas laborales de EveShift son recordatorios, no asesoría legal. Muestran un aviso cuando un cambio podría cruzar una regla; nunca deciden si una ley aplica a tu negocio. Revisa la página oficial o consulta a un asesor.
PTO y licencia por enfermedad
- Políticas con una tasa de acumulación (por ejemplo 1 hora por cada 30 trabajadas), un tope, horas que pasan al año siguiente y un límite anual.
- Las horas se ganan cuando un gerente aprueba las horas trabajadas, así los saldos coinciden con las hojas de horas.
- El tiempo libre puede usar un saldo, y la solicitud muestra lo que queda después.
- Cada quien ve sus saldos y su historial; los gerentes pueden ajustar uno con una nota.
Disponibilidad, turnos libres y notas
- Disponibilidad: cada persona marca cuándo puede y no puede trabajar, cada semana o en fechas, y qué turnos prefiere. Los gerentes reciben un aviso cuando ponen a alguien fuera de eso.
- Avisos de turnos libres: cuando se libera un lugar, solo se enteran quienes podrían tomarlo: el rol correcto, libres, y sin horas extra ni poco descanso. Se lo queda quien lo tome primero, con aprobación si tu equipo lo pide.
- Notas y entregas de turno: "La leche llega a las 7:30" en el turno que corresponde, con confirmación de lectura opcional. Las notas también pueden ir en un día o en una ubicación hasta que alguien las quite.
- AvisoHay un turno libre que te queda: apertura, mié de 6 a. m. a 2 p. m. Se lo queda quien lo tome primero.
- AvisoFinn marcó los martes en la noche como no disponible.
- LeídoLa leche llega a las 7:30. Leído por Ben, Gia, Eve.
Avisos e historial
- Avisos en la app para solicitudes, aprobaciones, horarios nuevos y cambios en tus turnos. También por correo, si quieres.
- Un historial que muestra quién cambió qué y cuándo, incluida cada excepción y su nota.
- Copia la semana pasada, publica una semana completa e imprime el horario.
Historial
- RegistroMia Chen cambió la entrada de Ben de 6:09 a 6:00 a. m.: "El lector de gafetes no funcionaba".
- AprobadoMarcus Reed aprobó el tiempo libre de Hal Brooks, vie 6 de nov.
- ExcepciónDana Wright aprobó un intercambio que bloqueaba una regla de cobertura: "Priya cubre la llave".
Inglés y español
Cada persona elige su idioma. Toda la app, las explicaciones de las reglas, los avisos y los correos lo siguen, así un gerente puede trabajar en inglés mientras un cocinero lee el mismo horario en español.
