De un equipo nuevo al primer intercambio
Configurarlo toma más o menos lo mismo que escribir a mano el horario de una semana. Después, la mayoría de los cambios pasan sin ti.
Crea tu equipo
Crea una cuenta y elige un punto de partida: café o restaurante, tienda, clínica o equipo de cuidado, o en blanco. Cada uno trae los roles de siempre en el piso (gerente de turno, encargado de llaves, barista, cajero, enfermera, recepción) y algunas plantillas de turno. Cambia lo que quieras.
Activa el inicio de sesión en dos pasos
Dueños, administradores, gerentes y líderes de turno pueden cambiar horarios de otras personas, así que entran con un código de una app de autenticación o con una llave de acceso (Face ID, Touch ID, Windows Hello). A los demás se les recomienda hacer lo mismo.
Pon las reglas de cobertura
Para cada ubicación o turno, di qué tiene que haber: al menos un gerente de turno, un encargado de llaves, dos cajeros, alguien con tarjeta de manipulador de alimentos vigente. Luego elige qué pasa cuando un cambio bajaría de eso: detenerlo o mandarlo a un gerente.
Invita a las personas
Comparte un código o un enlace, o manda una invitación a un correo. Cada invitación lleva un rol (personal, líder de turno, gerente, observador o uno tuyo) y vence sola.
Arma y publica la semana
Agrega turnos desde tus plantillas o copia la semana pasada, y pon a las personas. Cada asignación se revisa igual que un intercambio. Cuando se vea bien, publica. A todos los que están les llega un aviso, y el calendario de su teléfono lo recoge.
Intercambian con las reglas
Alguien puede intercambiar con un compañero, ofrecer un turno a una persona o a cualquiera, dejar uno, tomar un lugar libre o pedir tiempo libre. EveShift revisa el cambio al momento. Si cumple, pasa (o va a un gerente, si así lo pides). Si no, ve por qué y quién podría tomarlo.
Marcan entrada, y apruebas horas
Si una ubicación usa el reloj, las personas marcan entrada y salida en su teléfono, aunque no haya señal. Los gerentes revisan la hoja de horas de cada período (llegadas tarde, faltas, registros editados), aprueban las horas y las exportan para la nómina. Las horas aprobadas suman PTO y licencia por enfermedad. El pago se queda con cada persona.
Calendarios en los dos sentidos
Cada persona puede pegar el enlace de su propio calendario (Google, Outlook, Apple o la app de horarios de otro trabajo) y elegir qué ve el equipo: solo "ocupado", también los nombres de los eventos, o nada. Y todos reciben un enlace privado que pone sus turnos en el calendario del teléfono.
¿Solo tú?
No necesitas un equipo. Regístrate, elige "Solo mi propio horario" y agrega tus trabajos: pega el enlace del calendario de la app de tu empleador, o escribe los turnos. Marca tu entrada cuando tu hora real sea distinta, y EveShift guarda tus horas de cada período de pago y un estimado de pago privado. Si tu equipo llega a EveShift después, te unes con un código de invitación y tus otros trabajos siguen siendo privados.
Así se ve una revisión
Cada cambio recibe una de tres respuestas, en palabras sencillas. Los avisos (horas extra, poco descanso entre un cierre y la apertura siguiente, un menor que trabaja tarde) aparecen junto a la respuesta, y no detienen a nadie.
Los motivos nombran a las personas y la regla, así nadie tiene que preguntarle al gerente qué salió mal.
- BloqueadoLa apertura del sáb de 6 a. m. a 2 p. m. se quedaría sin suficiente gerente de turno: Marcus Reed es el único gerente de turno en ella, e Ivy Chen no es gerente de turno.
- AvisoIvy Chen trabajaría 49.5 h esa semana, más de 40 h. Normalmente se pagan horas extra.
Intercambios que cumplen: Dana Wright, cierre del sáb de 2 a 9 p. m.
Qué está listo y qué sigue
Listo hoy
- Equipos, invitaciones, seis roles incluidos y roles propios con una tabla de permisos
- Contraseñas, códigos de autenticación, códigos de respaldo y llaves de acceso
- Ubicaciones, habilidades y certificaciones con vencimiento, plantillas de turno
- Reglas de cobertura, intercambios, ofertas, turnos tomados, turnos dejados y tiempo libre, con aprobaciones
- Avisos de horas extra, descanso entre turnos, aviso previo y horas de menores
- Enlaces de calendario de entrada (solo "ocupado" de forma predeterminada) y calendarios de salida
- Avisos en la app, correo y un historial completo de cambios
- Entrada y salida que funciona sin conexión, revisión de ubicación solo al registrar, hojas de horas y exportación de horas
- Cuentas personales con varios trabajos, horas por período de pago y un estimado de pago privado
- Reglas laborales según la dirección de cada ubicación, saldos de PTO y licencia por enfermedad
- Disponibilidad, avisos de turnos libres, notas de turno, vistas del horario
- Inglés y español
Lo que sigue
- Notificaciones push en el teléfono
- Llenar una semana según la disponibilidad con un clic
- Entrar con Google o Microsoft para leer tu calendario sin enlace
- Recordatorios por mensaje de texto
- Mandar las horas aprobadas directo a un servicio de nómina
Los primeros equipos deciden el orden.